Personuppgifter

Bostads AB Poseidon (556120-3398) är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandling av personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress eller kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö.

När du erbjuds en bostad behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om ekonomi, anställning, boende- och familjeförhållanden och hur tidigare boenden och hyresinbetalningar skötts. Det innebär bland annat att vi tar en kreditupplysning, behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter som lämnas till oss eller registrerats via Boplats. Finns en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du studerar.

Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet, i övrigt sparar vi dina personuppgifter under den tid de är relevanta.

Här kan du läsa mer om hur vi behandlar personuppgifter vid funktionen Omflyttningsplatsen när du tecknar ett bostadshyresavtal som gäller tillsvidare

När du erbjuds en parkering eller lokal behöver vi ta en kreditupplysning.

Information om behandling av personuppgifter när du är hyresgäst hos oss hittar du här:
Bilaga 1 – Hyresavtal

Poseidon använder Boplats Väst som bostadsförmedling för att hyra ut uppsagda lägenheter. Det innebär att dina kontaktuppgifter i form av namn, telefonnummer och mail, kan komma att lämnas vidare till Boplats Väst i det fall du säger upp lägenheten. Överföringen görs för att Boplats Väst ska kunna kontakta dig för visning av lägenheten. Boplats kommer att behandla personuppgifterna enligt sina riktlinjer för GDPR.

Ändamålet med överföringen är att Poseidons bostadsförmedling ska fungera på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Behandlingen är nödvändig för att vi ska uppfylla det angivna ändamålet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att vi, och du som vår avtalspart, ska kunna fullgöra skyldigheter och rättigheter enligt hyresavtalet.

I Poseidons fastigheter kan kamerabevakning av brottsutsatta platser förekomma. Det kan röra sig om kamerabevakning i parkeringshus eller gemensamma utrymmen där hyresgäster eller andra rör sig, till exempel tvättstugor och miljöhus. Där kamerabevakning finns informeras du genom tydlig skyltning på plats. De personuppgifter vi behandlar vid kamerabevakning är bild- och videoupptagningar. Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att förebygga brott och underbygga rättsliga anspråk. De bild- och videoupptagningar som inhämtas via kamerabevakning sparas i max fyra veckor, och kan komma att överlämnas till polisen för utredning av eventuella brott.

Syfte och rättslig grund
Kamerabevakningen har till syfte att

• Verka brottsförebyggande, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet och stödja utredning eller lagföring av brott.
• Upprätthålla allmän ordning i fastigheter och att hyresgäster skall känna sig trygga.

Den rättsliga grunden för behandlingen är intresseavvägning. Vid varje nytt fall av kamerabevakning utförs en analys för att säkerhetsställa att Poseidons intresse av att brottsförebygga och skapa trygghet i fastigheterna väger tyngre än den potentiella risken för att de registrerades fri- och rättigheter kränks.

Mottagare av inspelat material
Material lämnas bara ut vid en inträffad incident och lämnas ut på begäran av brottsförebyggande myndighet.

Hur länge sparas det inspelade materialet?
Hur länge inspelat material sparas beror på vad som krävs för att uppfylla syftet med den specifika bevakningen. För varje kameraanläggning utförs en analys för att säkerställa att lagringstiden inte är längre än det som krävs för att uppnå syftet av bevakningen och hänsyn tas till kriterierna integritetskänslighet och tid för upptäckt och hantering.

Så här länge sparas inspelat material från olika utrymmen:

• 5 dagar i entréer och trapphus
• 14 dagar i allmänna utrymmen i fastigheten som källare, miljöhus, vindar och förråd
• 21 dagar i parkeringshus, garage och liknande miljöer.

Dina personuppgifter behandlas när du kontaktar Poseidon i olika frågor. Behandlingen är nödvändig för att besvara och hantera inkommande frågor och för att tillgodose vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar från dig.

Vi kan komma att spela in telefonsamtal med dig. Behandlingen är nödvändig utifrån vårt berättigade intresse av att spela in telefonsamtal i utbildnings- och kvalitetssyfte samt av säkerhetsskäl. Vi sparar personuppgifter som behandlas i samband med detta ändamål i tre veckor eller den tid som är nödvändig i det enskilda fallet med stöd av tillämplig lagstiftning.

I områden med nyproduktion kan parkeringsdata komma att analyseras i forskningssyfte för att bl.a. studera vilken effekt olika åtgärder har på parkeringsefterfrågan. Informationen kommer i så fall att rensas på personuppgifter så att den enbart omfattar objektnummer, fastighetsbeteckning och hyra på parkering. Resultaten kommer att sammanställas på en övergripande nivå som inte kan härledas till enskild person. Resultaten kommer att överföras till SIVL (Stiftelsen Institutet för Vatten och Luftvårdsforskning).

Poseidons bedömning är att behandlingen är nödvändig och att angivet ändamål är berättigat, samt förenligt med vår kärnverksamhet. Poseidons överföring av relevanta och adekvata personuppgifter till SIVL, är nödvändig och den lagliga grunden för behandling är intresseavvägning. Poseidon gör bedömningen att intresset av att överföra uppgifterna till SIVL väger tyngre än de olägenheter som kan antas uppstå för den registrerade.

När personuppgifterna överförts till SIVL bedöms den organisationen vara personuppgiftsansvarig för uppgifterna och kommer då att hantera uppgifterna enligt sina regler för efterlevnad av GDPR.

Är du kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners behandlar vi personuppgifter om dig. Vi gör detta för att vi har ett berättigat intresse av att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern.

Har du enskild firma behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalet eller överenskommelsen med dig.

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för behandlingens ändamål och enligt tillämplig lagstiftning.

När du besöker vår webbplats samlar vi in webbstatistik som innehåller nätidentifierare, som exempelvis IP-nummer och cookies, samt tidsstämplar. Det gör vi för att vi har berättigade intressen att veta hur vår webbplats används och för att sammanställa statistik över användandet av vår webbplats. Vi avidentifierar loggarna direkt och inga personuppgifter sparas.

För att tillgodose säkerheten på vår webbplats samlar vi in webbloggar som innehåller nätidentifierare och tidsstämplar. Webbloggarna kan också användas för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning, för att förhindra missbruk av våra tjänster samt för att upptäcka och förhindra spridning av virus, spam och trojaner. Det gör vi för att vi har berättigade intressen att upprätthålla säkerheten av vår webbplats.

Vår webbsida använder cookies för att behandla dina personuppgifter. Du kan läsa mer om vilka cookies vi använder och för vilka syften i vår information om användning av cookies här.

Dina personuppgifter kan komma att behandlas för olika typer av marknadsföringsåtgärder, evenemang och undersökningar. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra denna typ av åtgärder.

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen och vi gallrar dina personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning. Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

För att kunna tillhandahålla våra tjänster och i övrigt bedriva vår verksamhet anlitar vi olika leverantörer. De behandlar dina personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner. Leverantörerna får inte använda personuppgifter om dig för något annat ändamål än för att tillhandahålla tjänsten eller på de villkor som vi anger.

Vi delar även dina personuppgifter med företag eller andra organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga om det följer av lag eller författning eller om vi har ett berättigat intresse av att lämna ut personuppgifterna, exempelvis till ett försäkringsbolag, en leverantör eller till olika myndigheter.

Då vi omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar innebär det att vi i vissa fall är skyldiga enligt lag att lämna ut handlingar. Det innebär att e-post och andra handlingar som skickas till oss blir allmänna handlingar.

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I de fall dina uppgifter skulle användas utanför EU, till exempel av någon av våra tjänsteleverantörer, säkerställer vi alltid att det finns skyddsåtgärder, exempelvis dataöverföringsavtal, så att mottagarna behandlar uppgifterna på samma säkra sätt som vi gör.

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Specificera gärna de kategorier av uppgifter du vill ha tillgång till. Observera att vi bara lämnar ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig.
Ladda ner blankett för registerutdrag här

Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade och rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Under vissa förutsättningar har du också rätt att få de personuppgifter du tillhandahållit oss överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

För vissa behandlingar behöver vi den registrerades samtycke till behandlingen. Det kan exempelvis gälla information om känsliga personuppgifter eller behandling av bilder som tagits vid hyresgästevenemang.

Om dina personuppgifter behandlas med stöd av samtycke kan du när som helst återkalla samtycket och vår behandling av uppgifterna kommer då att upphöra. Du återkallar ditt samtycke genom att skicka ett meddelande till adressen info@poseidon.goteborg.se.

Du har även rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.