Ekonomiska rutiner för gårdsföreningar
inom Bostads AB Poseidon & Hyresgästföreningen

  Boinflytandemedel enligt projektplan
Boinflytandemedel som din gårdsförening har fått beviljat, kommer 
att förmedlas av ekonomienheten på Regionkontoret på Första Långgatan 17 B, Göteborg.
Boinflytandemedel ska användas enligt din gårdsförenings projektplan
Om det behöver ändras i projektplanen, till exempel om någon post inte används och 
ni vill använda de pengarna till en annan post, då skickar gårdsföreningen ett mejl 
till kicki.persson@hyresgastforeningen.se om ändringen. 
Kicki mejlar Bostads AB Poseidon för godkännande av ändringen. Efter godkännande 
läggs ändringen till i gårdsföreningens projektplan.

  Inköp
  Alla inköp som Gårdsföreningen gör, skall godkännas/konteras av både ordförande och  
  kassör eller sekreterare och kassör i Gårdsföreningen, genom att de skriver datum och sina 
  namn på alla kvitton och fakturor. Glöm inte att även skriva vilken Gårdsförening det gäller och  
  vilket projektnummer Gårdsföreningen har (finns på Administrationsavtalets framsida)!
Kvittona och fakturorna skall sedan redovisas och godkännas/attesteras av Hyresgästföreningen (förening på stadsdelsnivå). Se mer information under Handkassa, Förskott och Fakturor.
    
Handkassa
Behöver du ofta ha tillgång till kontanter (t ex för inköp av kaffebröd till möten) kan det vara smidigast att kvittera ut en handkassa. Fyll i ”Blankett för handkassa och förskott”, 
som du hittar på Poseidons hemsida, https://poseidon.goteborg.se/hyresgast/gardsforeningar/blanketter-for-gardsforeningar/
Kassören fyller i de två översta rutorna och uppger hur stor handkassa gårdsföreningen önskar. Mejla sedan blanketten till: kicki.persson@hyresgastforeningen.se  

Det brukar vara lagom med 1.000 – 2.000 kronor i handkassa. Glöm inte att skriva vilken bank och kontonummer gårdsföreningens kassör har, så att ekonomiavdelningen på Regionkontoret kan utbetala pengarna. Det går även bra att skicka blanketten per post till Kicki Persson.
 
  När Gårdsföreningen handlar skall både ordförande och kassör eller sekreterare och  
  kassör i Gårdsföreningen godkänna inköpen, genom att de skriver datum och sina namn på   
  alla kvitton. Glöm inte att även skriva vilken Gårdsförening det gäller och vilket projektnummer   
  Gårdsföreningen har (finns på Administrationsavtalets framsida)!

Redovisa handkassa
När pengarna i handkassan är slut, då är det viktigt att genast redovisa den!  
Detta gör du genom att häfta fast kvittona på ett A4-papper (ej tejp eller gem), gärna i datumordning. Fyll sedan i blanketten ”Redovisning av handkassa/förskott/ utlägg”.  

Glöm inte att ta kopior på kvittona och redovisningen innan du skickar den till Hyresgästföreningen för attest/godkännande! Spara kopiorna i gårdsföreningspärmen. 

Adressen till Hyresgästföreningen som ligger i ert område, finner du på blanketten ”Kontaktuppgifter Hyresgästföreningen (förening på stadsdelsnivå)”. 
De kontrollerar att kvittona stämmer överens med vad som står i gårdsföreningens projektplan, attesterar/godkänner och skickar/lämnar kvittona och redovisningen vidare till Regionkontoret.  

Vill gårdsföreningen ha en påfyllning av handkassan, fyller du i det på redovisningsblanketten Glöm inte att på redovisningsblanketten ange vilken bank och vilket kontonummer kontoinnehavaren (kassören) har! 

 Förskott
Behöver du bara ha tillgång till kontanter vid enstaka tillfällen, begär du istället ett förskott när 
du behöver det. Det går till på samma sätt som med handkassan. Fyll i ”Blankett för handkassa och förskott”, som du hittar på Poseidons hemsida, https://poseidon.goteborg.se/hyresgast/gardsforeningar/blanketter-for-gardsforeningar/
Kassören fyller i de två översta rutorna och uppger hur stort förskott gårdsföreningen önskar
(max 10.000 kr/ tillfälle). Mejla sedan blanketten till: kicki.persson@hyresgastforeningen.se  

Glöm inte att skriva vilken bank och kontonummer gårdsföreningens kassör har, så att ekonomiavdelningen på Regionkontoret kan utbetala pengarna. Det går även bra att skicka 
blanketten per post till Kicki Persson.

  När Gårdsföreningen handlar skall både ordförande och kassör eller sekreterare och  
  kassör i Gårdsföreningen godkänna inköpen, genom att de skriver datum och sina namn på 
  alla kvitton. Glöm inte att även skriva vilken Gårdsförening det gäller och vilket projektnummer   
  Gårdsföreningen har (finns på Administrationsavtalets framsida)!

Redovisa förskott
När det är dags att redovisa förskottet, gör du på samma sätt som med handkassan; häftar fast kvittona på ett A4- papper (ej tejp eller gem), och fyller i blanketten ”Redovisning av handkassa/förskott/utlägg”. Glöm inte att ta kopior på kvitton och redovisningen, innan du skickar den till Hyresgästföreningen för attest/godkännande! Spara kopiorna i gårdsföreningspärmen. 
Adressen till Hyresgästföreningen som ligger i ert område, finner du på blanketten ”Kontaktuppgifter Hyresgästföreningen (förening på stadsdelsnivå)”. 
De kontrollerar att kvittona stämmer överens med vad som står i gårdsföreningens projektplan, attesterar/godkänner och skickar/lämnar kvittona och redovisningen vidare till Regionkontoret.  
Eventuellt oanvända pengar sätts in på Regionens pg 455 35-2 eller bg 197-69 76. 
Hela förskottet ska alltså redovisas inom tre månader. 
Nytt förskott kan inte betalas ut, innan det gamla är helt och hållet redovisat.

Fakturor
Ta kontakt med företaget och kontrollera att de fakturerar. De vill troligtvis ha en rekvisition. 
Den får du genom att mejla kicki.persson@hyresgastforeningen.se.   
 Ibland vill företagen ha Hyresgästföreningens organisationsnummer. Det är 802001-5106.

•	Om rekvisitionen av någon anledning inte används, ska den snarast återlämnas 
till Regionkontoret!

•	Var noga med att fakturan sänds till gårdsföreningen (namnet) c/o gårdsföreningens kassörs namn och adress!

•	Gårdsföreningens kassör och ordförande eller kassör och sekreterare godkänner snarast fakturan och anger vad inköpet avser, märker den med gårdsföreningens namn och projektnummer (fem siffror som finns på Administrationsavtalets framsida) och skickar/lämnar den genast vidare till Hyresgästföreningen (förening på stadsdelsnivå). Du hittar deras kontaktuppgifter på blanketten 
”Kontaktuppgifter Hyresgästföreningen (förening på stadsdelsnivå)”.
Glöm inte att ta kopior och spara dem i gårdsföreningspärmen!

Utlägg
Om du hellre vill lägga ut pengarna när du handlar till ett möte eller liknade, så går det naturligtvis också bra. Tänk bara på att när Gårdsföreningen handlar, skall både ordförande och kassör 
 eller sekreterare och kassör i Gårdsföreningen godkänna inköpen, genom att de skriver  
 datum och sina namn på alla kvitton. Glöm inte att även skriva vilken Gårdsförening det gäller 
 och vilket projektnummer Gårdsföreningen har (finns på Administrationsavtalets framsida)!
När du vill ha ut dina pengar, gör du på samma sätt som med handkassan; häftar fast kvittona på A4-papper (ej tejp eller gem), och fyller i blanketten ”Redovisning av handkassa/förskott/ utlägg”.
Glöm inte att ta kopior på kvitton och redovisningen, innan du skickar den till Hyresgästföreningen för attest/godkännande! Spara kopiorna i gårdsföreningspärmen. 

Adressen till Hyresgästföreningen som ligger i ert område, finner du på blanketten ”Kontaktuppgifter Hyresgästföreningen (förening på stadsdelsnivå)”. 
Hyresgästföreningen kontrollerar att kvittona stämmer överens med vad som står i gårdsföreningens projektplan, attesterar/godkänner och skickar/lämnar kvittona och redovisningen vidare till Regionkontoret.  
Ekonomienheten på Regionkontoret, betalar sedan ut summan motsvarande kvittona till dig. 

Glöm inte att på redovisningsblanketten ange vilken bank och vilket kontonummer kontoinnehavaren (kassören) har! 

  Blanketter
 Saknar du till exempel årsmötesmallar, kontaktuppgifter, redovisningsblanketter eller   
 utbetalningsblanketter, hittar du dem på Poseidons hemsida:
 https://poseidon.goteborg.se/hyresgast/gardsforeningar/blanketter-for-gardsforeningar/

 Har du inte tillgång till dator, kontaktar du projektledarna som hjälper dig.

Inkomster
En Gårdsförening får inte ha inkomster och det är inte tillåtet att ta ut en avgift 
från Gårdsföreningens medlemmar. Gårdsföreningen får endast anordna evenemang 
till självkostnadspris.

Utlåning av gårdsföreningens lokal
Lånar Gårdsföreningen ut sin lokal, får endast en depositionsavgift tas ut.
Ett avtal skall skrivas med den som lånar lokalen. Låneavtalsblankett finner du på:
https://poseidon.goteborg.se/hyresgast/gardsforeningar/blanketter-for-gårdsforeningar/

Obs! Glöm inte att noga kontrollera, att den som lånar lokalen har en hemförsäkring 
som täcker lån av lokal!

 Inventarier
  En gång per år skall Gårdsföreningen fylla i en inventarielista över alla inventarier som   
  Gårdsföreningen har köpt in för långvarigt bruk. Har något gått sönder, skrivs det in.   
  
 Den skickas in tillsammans med Årsmötesprotokollet till: 
 Hyresgästföreningen Region Västra Sverige, Att: Kicki Persson, Box 7304, 402 36 Göteborg 
 eller mejla kicki.persson@hyresgastforeningen.se.   

    Saknar du blanketten/mallen ”Inventarielista” så hittar du den på Poseidons hemsida:
   https://poseidon.goteborg.se/hyresgast/gardsforeningar/blanketter-for-gardsforeningar/

Försäkring
All verksamhet som bedrivs i gårdsföreningens regi och egendom är försäkrad.
  För att försäkringen skall gälla, skall alltid någon från styrelsen närvara vid alla aktiviteter. 
  Tänk på att försäkringen inte gäller privata ägodelar, som förvaras i gårdsföreningens lokal.
  
 Skulle olyckan vara framme, kontakta genast Kicki Persson på telefon 0706-99 38 54 eller 
 mejla kicki.persson@hyresgastforeningen.se  
 Du kan också ringa Hyresgästföreningen Region Västra Sverige på telefon 0771-443 443.

  
 Kursledare
 Om gårdsföreningen önskar en kursledare, då kontaktas projektledarna.

   

   Årsmöte
   En gång om året behöver Gårdsföreningen ha ett årsmöte. Medlemmarna kallas senast
    sju dagar innan mötet. Sätt gärna upp inbjudan till mötet i entréerna i gårdsföreningens         
    område, så nya intresserade grannar kan komma på mötet.
   
    Följ dagordningen och fyll i dessa mallar/ blanketter som behövs för Administrationsavtalet:

•	Årsmötesprotokoll 

•	Närvarolista med adress, lägenhetsnummer, telefonnummer och gärna mejladress   

•	Projektplan över vilka aktiviteter Gårdsföreningen vill ha under året    

•	Inventarielista över alla inventarier som Gårdsföreningen har köpt in för       
                   långvarigt bruk. Har något gått sönder, skrivs det in.   
  
    Saknas det några mallar/blanketter, så hittar du dem på Poseidons hemsida:
   https://poseidon.goteborg.se/hyresgast/gardsforeningar/blanketter-for-gardsforeningar/

   När alla mallar/blanketter är färdiga, skickas de in till Hyresgästföreningens projektledare:    
   Hyresgästföreningen Region Västra Sverige, Att: Kicki Persson, Box 7304, 402 36 Göteborg 
   eller mejla den till  kicki.persson@hyresgastforeningen.se.   

  Upplösning av Gårdsförening
  Om någon av ordförande, kassör eller sekreterare inte längre kan/vill vara med i styrelsen, 
  och inte kan vänta till ordinarie Årsmöte, då måste ekonomin och inventarierna granskas 
  av projektledaren. Gårdsföreningen meddelar genast detta till projektledaren och fyller i och    
  skickar blanketten ”Avsluta Gårdsförening” till projektledaren: 
  Hyresgästföreningen Region Västra Sverige, Att: Kicki Persson, Box 7304, 402 36 Göteborg 
  eller mejla den till  kicki.persson@hyresgastforeningen.se.  
    
   Nytt administrationsavtal skrivs sedan med en ny styrelse efter ett extra årsmöte.

  Gårdsföreningen kan även upplösas på ordinarie årsmöte eller föreningsmöte, genom att    
  beslut om detta fattas med två tredjedelars majoritet. Om gårdsföreningen skall läggas ned,
  meddelas projektledaren snarast om detta, och gårdsföreningen fyller i och skickar blanketten  
 ”Avsluta Gårdsförening” till:  Hyresgästföreningen Region Västra Sverige, Att: Kicki Persson, 
  Box 7304, 402 36 Göteborg eller mejla den till  kicki.persson@hyresgastforeningen.se.  

  Eventuella tillgångar och inventarier återlämnas till Bostads AB Poseidon och   
  Hyresgästföreningen, för att kunna användas i andra gårdsföreningar. 
  
  Saknas det några mallar/blanketter, så hittar du dem på Poseidons hemsida:
  https://poseidon.goteborg.se/hyresgast/gardsforeningar/blanketter-for-gardsforeningar/

 

 Projektledarnas kontaktuppgifter:

  kicki.persson@hyresgastforeningen.se eller cecilia.von.elern@poseidon.goteborg.se 

                Telefon: 0706-99 38 54                                       Telefon: 031-332 11 15

                 Adress:  Hyresgästföreningen                              Adress: Bostads AB Poseidon
                                Box 7304                                                             Box 1
                                402 36  Göteborg                                                 424 21  Angered